해외영업 – 국제경쟁입찰과 Reverse Auction

해외영업을 하면서 숙지해야 할 또 하나의 사항: 국제입찰과 Reverse Auction

해외영업 업무 중에는, 일반적인 형태의 제안-협상-계약-공급이라는 비교적 단순한 형태의 거래 이외에도 다양한 거래 형태를 수행해야 하는 경우가 있다. 조금은 일반적이지 않은 형태의 거래들이 많다. 예를 들면, 특수한 분야의 제품/서비스에 대해서는 제한적인 공급자들만 존재하기 때문에 제한경쟁입찰을 해서 공급자를 정하기도 하고, 그렇지 않은 범용 제품들에 대해서는 공개경쟁입찰을 하기도 한다. 방위산업 분야에서는 더구나 아주 기밀이 요구되는데다가 엄격한 요구성능 (ROC:Required Opearational Capability)을 만족하는 회사는 극소수이기 때문에, 입찰 대신 직접 협상을 통해서 공급자를 결정하기도 한다. 대신 절충교역 (折衷交易, Offset Program)의 형태로 수요기관이 공급자로부터 일정 부분의 유/무형의 Benefit을 제공받기도 한다. 직접 공급 자격이 안되는 회사들은, 중간에 제3자 회사를 내세우기도 하고, 수입이 금지된 국가에 공급하기 위해서는 중개무역을 통해서 일종의 “국적세탁”을 하기도 한다. 물론, 이를 방지하기 위한 Counter measure들이 많이 있어서, 아예 최종 수요자를 서류상으로 명기하게 하기도 하고, 엄격한 Direct Shipment를 요구하는 경우도 있다. 국내 거래에서와 비슷하게, 이러한 혼재된 다양한 거래방식과, 공급자 선정 방식은 결국에는 최종적으로는 자격이 입증된 공급사들 중 누가 가장 경쟁적인 가격을 제안하는가에 달린 것이 보통이다.

그러나 어떤 경우에는 이러한 가격 제안을 1~2회로 제한하고 최종 결정하는 것이 아니라, 수요기관에서 복수의 공급자들에게 거의 무제한 허용 (혹은 강요?) 하는 경우가 있다. 즉, 누가 누가 더 싸게 공급할 것인가를 정해진 시간을 주고 계속 경쟁을 시키는 경우이다. 물론, 이 단계까지 갈 수 있으려면, 우선 입찰 참자 자격을 충족해야 하고, 입찰 제안서의 기술적 부분에 대한 평가도 통과해야 하며, 그 과정에서 서로간에 제시되는 입찰요구 조건의 충족여부에 대한 일종의 공격과 방어 과정 (Clarification)을 거쳐야 한다.물론, 이 과정에서는 전 글 (“해외영업을 지원하는 이들에게 (1)”)에서 언급된 People과 Politics를 적절히 활용하는 노력이 병행되어야 함은 물론이다. 그렇지 못하면, 이 과정의 어느 한 단계에서 결격 사유 하나라도 지적받으면서, 입찰 참가 자격을 상실하거나, 기술평가 점수에서 이미 돌이킬 수 없는 감점을 받고 시작하기 때문에 낙찰받고 계약할 수 있는 가능성이 상당히 줄어들기 때문이다.

천신만고 끝에 가격 협상 단계로 왔더라도 이렇게 가격을 무제한으로 경쟁시키는 역경매 방식 (Reverse Auction) 을 마주하면 상당히 고심하게 된다. 어느 회사나, 받고 팔 수 있으면 가장 좋은 상한선 (A)과, 도저히 이 가격 밑으로는 팔면 손해(B) 라는 하한선을 가지고 있지만, 상대방의 상한선 (A’)과 하한선 (B’)이 불명확한 상태이기 때문에, 결국은 누가 B와 B’ 사이에서 최소한의 손해를 보고라도 낙찰받는가가 중요하기 때문이다. 만약 B>B’ 이거나,B’>B이면 바로 결정이 되겠지만, B≥B’이거나 반대의 경우라면 다시 또 한 번 더 어떤식으로든 경쟁 혹은 평가과정을 거쳐야 한다. 결국 △(A-A’) 혹은 △(B-B’) 를 누가 더 크게 가지고 있는가의 여부가, 이러한 무제한 경쟁입찰 그것도 역경매 방식에서는 상대방을 더 압박할 수 있는 원천이 된다. 왜냐하면, 정해진 시간내에 이뤄지는 역경매 방식의 가격싸움에서는, 상대방의 제안/반응을 보고, 내가 제안할 수 있는 가격 수준들을 여러 번, 템포를 조절해 가면서 던져서, 실제 이 역경매를 수행하고 있는 경쟁사의 담당자를 소위 “정신없게” 만들 수 있기 때문이다.

실제로 F단계까지 갈 정도로 치열했던 Reverse Auction의 Simulation table

나는 그래서 아주 간단하되, 사용이 쉽고 빠른 엑셀표를 만들었다. 세 회사가 1시간 동안 경쟁하며, 가격 제안 회수에는 제한이 없는, 그러나, 최대 10%이상의 인하된 제안은 금지되는 비교적 간단한 Rule을 참고로, 상대방의 제안을 모니터로 보고 바로 그 숫자를 표에 기입하면, 내가 제안할 수 있는 %별 제안 가격들이 바로 다른 Cell에 표시되는 식이었다. 이 중에서 상대방의 직전과 현재 제안가격 간의 인하된 제안 %를 보고, 내 제안가격을 결정한 후 키보드로 입력하고, Enter를 누르는데 걸리는 시간 약 10초로 계산, 대략 단계별 10번, 경쟁가능시간 60분 동안 최대 60번~70번까지의 인하율 표를 만든 것이다.실제 Reverse Auction이 수행되는 좁은 방 (cabin이라고 부르는 독서실 1칸 규모의 작은 공간)에는 한 사람이 앉을 수 있는 책상과 작은 모니터가 있는 Desktop 컴퓨터 1대만 제공되었기 때문에, 그 긴박한 시간에 두 사람 이상이 어떤 협의를 해서 대응한다는 것은 불가능했고, 결국 그 자리에 앉아서 실제 Reverse Auction을 수행해야 하는 내가 최종적인 결정을 해야 했다. 물론, 사전에 경영진께 보고드리고, 대략적인 마지노선을 받아오긴 했지만, 이왕이면 더 좋은 가격에 낙찰받아야 한다는 압박감이 컸다. 매번 노트북에 이 엑셀표를 띄워 놓고, 마음속으로 사격이나 양궁선수들이 머릿속으로 가상의 격발과 활쏘기를 연습하듯이, 시뮬레이션을 수없이 되풀이 했다. 그러나, 이러한 엑셀표보다 더 중요한 것은, 사전 정보 수집!

– 수요기관의 예산은 확정된 상태로 공표되기 때문에, 통상 몇 %에서 낙찰되었는지 비슷한 장비입찰의 경우에 대한 예전 자료를 참조하여, 적정 수준에서 기초 price table 작성

– 우리 자신의 가격 경쟁력과 비용 구성 요인에 대한 분석. 어떤 것은 좀 손해봐도 다른 것에서 그 이상의 이익을 얻을 수 있다면 전체 프로젝트 합산 비용과 이에 따른 계약 수행 기간 전체적인 손익분석 필요

– 사전에 경쟁사의 대략적인 가격 정보를 파악하는 것이 중요 (예전 입찰 결과들을 최대한 모아서 분석)

– 실제 입찰에 참가하는 경쟁사들이 어디인지, 누가 실제 입찰을 수행할 것인지에 대한 가능한 만큼의 인적 정보 파악

– 수요기관의 담당자에게 매일 가서 눈도장 찍고, 가능하면 점심이라도 같이 할 기회를 만들면서 최대한 많은 정보를 얻을 것

결국, 1시간 동안 초긴장 상태에서 수행한 Reverse Auction은 나의 승리로 끝났다! 이미 예상대로 한 회사는 30분도 안되는 시점에서 포기했고, 나머지 한 회사와 30여분간 치열한 난타전을 벌인 끝에, 비유를 하자면 막판 3~4분 사이에 내가 가한 집중 사격에, 그 회사 역시 두 손을 들었다. 그래도 혹시 막판 몇 십초 남기고 뒤집힐 수 있다는 생각에, 끝날 때까지 시차를 두고 2~3번의 추가적인 인하제안을 하는 바람에, 더 남길 수 있을 이익이 좀 줄어들었다는 아쉬움은 남았다.

Reverse Auction이 끝난 후 현지 동료들과 사진 한 컷.

벌써, 오래 전 일이지만, 그 1시간 동안의 긴장과 집중때문에 화끈거리던 내 얼굴이 아직도 기억난다. 나오면서부터 수요기관 직원들로부터 축하받기 바빴고, 서울의 본사에 보고를 마치고는 호텔로 돌아와서 모처럼 편한 마음으로, 1층 바에 가서 좋아하던 데킬라(Tequila)를 한 잔 하고, 모처럼 푹 잠들었던 기억.

해외영업의 긴장감은 한편으로는 나를 성장하게 한 것 같다. 더 많이 고민하게 되고, 더 많이 공부하고 알아보게 되고, 늘 스스로를 갈고 닦아야 세계 굴지의 유수한 회사 담당자들과 견주어 이길 수 있고, 그것이 애초에 나의 직장 생활의 목표, 제조업 해외수출을 통해 국익에 기여하자는 그 목표를 실현시킬 수 있었으니까. 요즘은 아마도 그때와는 전혀 다른 무역 환경이고, 제조업의 해외영업 형태도 다소 바뀐 부분이 있겠으나, 그래도 해외영업을 지원하는 분들에게는 하나의 작은 참고사례가 되었으면 좋겠다.

진성민님 글 더보러 가기 : https://brunch.co.kr/@thelasttrumpet