Department
Human Resources
Position
General Affairs Coordinator
Reports to
HR Director
Application deadline
Open until filled
DESCRIPTION OF THE DEPARTMENT
The Human Resources Department at MSF Korea plays a critical role in advancing the organization’s mission by ensuring effective people management, compliance with labor regulations, and the development of a positive and inclusive work culture. It is responsible for the recruitment and deployment of Korean IMS as a contribution to MSF’s social mission and it supports both office-based staff and international mobile staff (IMS), providing strategic guidance and leadership in organizational development, recruitment, staff welfare, and talent management.
PURPOSE OF THE POSITION
The General Affairs (GA) Coordinator contributes to the achievement of MSF Korea’s mission by providing effective administrative and general affairs services.
The position supports day-to-day office operations by coordinating general administration, office facilities, assets, reception, and basic logistical support. Through ongoing administrative collaboration with internal and external stakeholders, the role contributes to a safe, efficient, and stable working environment for MSFK staff. The position also provides basic administrative and operational support to the leadership & governance, enabling them to focus on their core responsibilities.
MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1. Office Operations & Environment
- Ensure the office environment is safe, secure, clean, and well maintained to provide a comfortable workplace for staff.
- Support coordination with service providers to ensure smooth daily office operations, including cleaning, security, mail delivery, and access systems.
- Support environmentally friendly office operations, including Green Office initiatives and basic actions to reduce the office’s carbon footprint.
- Maintain the office environment in compliance with organizational and legal requirements related to fire safety, disaster prevention, and emergency preparedness.
- Maintain basic communication with office-related vendors and organize information related to contracts, costs, and services, sharing updates and issues with the line manager as needed.
- Support the administrative processing of office operations and related expenses (including assets, supplies, and consumables) in accordance with established procedures to enable timely payment and report any issues to the line manager.
2. Assets, Supplies & Inventory
- Regularly monitor inventory levels of office supplies and equipment, including stationery and first-aid items, and procure them in accordance with established procedures.
- Maintain records of office assets and regularly update the asset register
- Liaise with various suppliers, vendors, and service providers related to administration and logistics.
- Manage confidential and archived documents in accordance with established procedures and support secure disposal in line with internal guidelines when requested.
- Support the monitoring and processing of office operation-related invoices to ensure timely payment.
- Manage other materials and items required for general office operations.
3. Reception & Communication Support
- Serve as the first point of contact for office visitors, guide access procedures, and connect visitors with relevant departments based on their purpose of visiting.
- Manage the main office phone line, route external inquiries, and support basic management of shared office email accounts.
- Provide basic administrative support for staff or guests visiting from other MSF offices.
4. International Staff Relocation & Hosting Support
- Provide administrative and operational support for international staff relocating to Korea, departing from Korea, or hosted at the MSFK office, in accordance with relevant policies.
- Coordinate temporary accommodation arrangements and liaise with relevant service providers during the relocation process.
- Support basic domestic administrative procedures related to residence in Korea, such as registration or reporting requirements.
- Provide additional support as required during the relocation process to support the smooth and stable settlement.
5. Leadership & Governance Support
- Support administrative arrangements for the Executive Director’s business trip, including flight bookings, expense processing, and other general administrative tasks.
- Provide ad hoc administrative support as requested by the line manager or the Executive director.
- When travel related to Board or General Assembly activities is planned, collaborate with the Association Coordinator to support travel arrangements such as flight bookings.
- Support the basic management and updating of internal SharePoint sites related to HR and Administration.
- Provide basic administrative support for accommodation arrangements, such as hotel bookings, for international staff visiting the Korea office.
6. General Administration Support
- Provide administrative input and support for team meetings, POA planning, and cross-departmental collaboration activities.
- Strictly adhere to confidentiality and data protection standards for all information accessed or handled in the course of work.
- Support general HR department operations, including office events and internal staff communications, as required.
QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS
1. Education
- Bachelor’s degree in business administration or other related field.
2. Experience
- Minimum 1 year of experience in administrative roles or equivalent supporting experience.
3. Language
- Fluency in Korean and business-level English proficiency for communication.
4. Knowledge
- Basic understanding of office operations and administrative procedures, and cost processing workflows.
- Basic organizational skills with the ability to handle multiple tasks simultaneously.
- Proficiency in office software such as Word, Excel, and Office 365.
5. Essential Skills
- Commitment to humanitarian principles and values of MSF.
- Strong communication skills with a polite and service-oriented attitude, can-do attitude.
- Ability to work well in a team environment and collaborate with colleagues.
- Flexibility and a collaborative attitude to support diverse internal stakeholders.
주요 업무
1. 사무실 운영 및 근무 환경 관리
- 직원들이 안전하고 쾌적하게 근무할 수 있도록 사무실 환경(안전, 보안, 청결, 시설 상태)을 전반적으로 관리 및 유지
- 청소, 보안, 우편물 배송, 출입 통제 시스템 등 일상적인 사무실 운영이 원활히 이루어질 수 있도록 관련 서비스 제공 업체와의 협업 및 조율 지원
- Green Office 이니셔티브 등 친환경 사무실 운영 지원 및 사무실 탄소 발자국 절감을 위한 기본적인 실천 활동 이행
- 화재 안전, 재난 예방, 비상 대응 등 조직 및 법적 요구사항을 준수하도록 사무실 환경 관리
- 사무실 관련 협력 업체와의 기본적인 커뮤니케이션 유지 및 계약·비용·서비스 관련 정보 정리하여 필요 시 직속 상급자에 공유
- 자산, 비품, 소모품 등 사무실 운영과 관련된 행정 및 비용 처리 지원 수행, 절차에 따라 적시에 지급이 이루어질 수 있도록 관리 및 이슈 발생 시 상급자에 보고
2. 자산·비품·재고 관리
- 문구류, 응급처치 용품 등 사무실 비품 및 장비 재고 수준 정기적 점검 및 정해진 절차에 따른 구매 진행
- 사무실 자산 관리 대장 유지·관리, 자산 현황 정기적으로 업데이트
- 행정 및 물류 관련 공급업체, 외주업체, 서비스 제공업체와의 협업 및 연락 창구 역할 수행
- 내부 지침에 따라 기밀 문서 및 보관 문서 관리, 요청 시 안전한 폐기 절차 지원
- 사무실 운영 관련 인보이스 확인 및 처리 과정 지원 및 적시 지급이 이루어지도록 관리
- 일반 사무 운영에 필요한 기타 물품 및 자재 관리
3. 리셉션 및 커뮤니케이션 지원
- 사무실 방문객의 1차 응대 담당자로서 출입 절차 안내 및 방문 목적에 따라 관련 부서로 연결
- 대표 전화 응대 및 외부 문의 전달, 사무실 대표 이메일 계정의 기본적인 관리 지원
- 타 지역 국경없는의사회(MSF) 소속 직원 또는 외부 방문객을 위한 기본적인 행정 지원 제공
4. 국제 직원 이동 및 체류 지원
- 한국에 체류하거나 출국하는 국제 직원, 또는 MSF 한국 사무소에 재직하는 국제 직원에 대해 관련 규정에 따라 행정 및 운영 지원 제공
- 임시 숙소 예약 및 이동 과정 중 관련 서비스 제공 업체와의 협업 및 조율
- 국내 체류와 관련된 기본 행정 절차(예: 신고, 등록 등) 지원
- 국제 직원의 안정적이고 원활한 정착을 위해 이동 과정 전반에서 추가 지원 제공
5. 리더십 및 거버넌스 지원
- Executive Director의 출장과 관련된 항공권 예약, 비용 정산 등 행정 업무 지원
- 직속 상급자 또는 Executive Director의 요청에 따른 수시 행정 지원
- 이사회(Board) 또는 총회(General Assembly) 관련 출장 일정이 있을 경우, Association Coordinator와 협업하여 항공권 예약 등 이동 지원
- HR 및 행정 관련 내부 SharePoint 사이트의 기본적인 관리 및 업데이트 지원
- 해외 방문 직원의 숙소(호텔) 예약 등 체류 관련 기본 행정 지원
6. 일반 행정 지원
- 팀 회의, 연간/분기별 활동 계획(POA) 수립, 부서 간 협업 활동에 필요한 행정적 지원 제공
- 업무 수행 중 접근하거나 처리하는 모든 정보에 대해 기밀 유지 및 개인정보 보호 원칙 철저히 준수
- 사내 행사 및 내부 커뮤니케이션 등 HR 부서 운영 전반에 대한 지원 수행
자격 요건
1. 학력
- 경영학 또는 관련 분야 학사 학위 소지자
2. 경력
- 행정 업무 또는 이에 준하는 지원 업무 경력 1년 이상
3. 언어
- 한국어 능통자
- 업무 수행을 위한 비즈니스 수준의 영어 커뮤니케이션 역량 보유
4. 지식 및 이해도
- 사무실 운영 및 행정 절차, 비용 처리 프로세스에 대한 기본적인 이해
- 다수의 업무를 동시에 수행할 수 있는 기본적인 업무 조직 및 관리 역량
- Word, Excel, Office 365 등 사무용 소프트웨어 활용 능력
5. 필수 역량
- MSF의 인도주의적 원칙과 가치에 대한 공감 및 실천 의지
- 정중하고 서비스 지향적인 태도를 바탕으로 한 원활한 커뮤니케이션 능력 및 적극적인 업무 자세
- 팀 환경에서 동료들과 원활하게 협업할 수 있는 협력 역량
- 다양한 내부 이해관계자를 지원할 수 있는 유연하고 협력적인 업무 태도
APPLICATION PROCEDURE
If you are interested in this position,
please apply by clicking the <지원하기> button with your English CV and cover letter attached.
We will reach out to the chosen candidate, and the application process will conclude once the final candidate is confirmed.
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Human Resources
Position
General Affairs Coordinator
Reports to
HR Director
Application deadline
Open until filled
DESCRIPTION OF THE DEPARTMENT
The Human Resources Department at MSF Korea plays a critical role in advancing the organization’s mission by ensuring effective people management, compliance with labor regulations, and the development of a positive and inclusive work culture. It is responsible for the recruitment and deployment of Korean IMS as a contribution to MSF’s social mission and it supports both office-based staff and international mobile staff (IMS), providing strategic guidance and leadership in organizational development, recruitment, staff welfare, and talent management.
PURPOSE OF THE POSITION
The General Affairs (GA) Coordinator contributes to the achievement of MSF Korea’s mission by providing effective administrative and general affairs services.
The position supports day-to-day office operations by coordinating general administration, office facilities, assets, reception, and basic logistical support. Through ongoing administrative collaboration with internal and external stakeholders, the role contributes to a safe, efficient, and stable working environment for MSFK staff. The position also provides basic administrative and operational support to the leadership & governance, enabling them to focus on their core responsibilities.
MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1. Office Operations & Environment
- Ensure the office environment is safe, secure, clean, and well maintained to provide a comfortable workplace for staff.
- Support coordination with service providers to ensure smooth daily office operations, including cleaning, security, mail delivery, and access systems.
- Support environmentally friendly office operations, including Green Office initiatives and basic actions to reduce the office’s carbon footprint.
- Maintain the office environment in compliance with organizational and legal requirements related to fire safety, disaster prevention, and emergency preparedness.
- Maintain basic communication with office-related vendors and organize information related to contracts, costs, and services, sharing updates and issues with the line manager as needed.
- Support the administrative processing of office operations and related expenses (including assets, supplies, and consumables) in accordance with established procedures to enable timely payment and report any issues to the line manager.
2. Assets, Supplies & Inventory
- Regularly monitor inventory levels of office supplies and equipment, including stationery and first-aid items, and procure them in accordance with established procedures.
- Maintain records of office assets and regularly update the asset register
- Liaise with various suppliers, vendors, and service providers related to administration and logistics.
- Manage confidential and archived documents in accordance with established procedures and support secure disposal in line with internal guidelines when requested.
- Support the monitoring and processing of office operation-related invoices to ensure timely payment.
- Manage other materials and items required for general office operations.
3. Reception & Communication Support
- Serve as the first point of contact for office visitors, guide access procedures, and connect visitors with relevant departments based on their purpose of visiting.
- Manage the main office phone line, route external inquiries, and support basic management of shared office email accounts.
- Provide basic administrative support for staff or guests visiting from other MSF offices.
4. International Staff Relocation & Hosting Support
- Provide administrative and operational support for international staff relocating to Korea, departing from Korea, or hosted at the MSFK office, in accordance with relevant policies.
- Coordinate temporary accommodation arrangements and liaise with relevant service providers during the relocation process.
- Support basic domestic administrative procedures related to residence in Korea, such as registration or reporting requirements.
- Provide additional support as required during the relocation process to support the smooth and stable settlement.
5. Leadership & Governance Support
- Support administrative arrangements for the Executive Director’s business trip, including flight bookings, expense processing, and other general administrative tasks.
- Provide ad hoc administrative support as requested by the line manager or the Executive director.
- When travel related to Board or General Assembly activities is planned, collaborate with the Association Coordinator to support travel arrangements such as flight bookings.
- Support the basic management and updating of internal SharePoint sites related to HR and Administration.
- Provide basic administrative support for accommodation arrangements, such as hotel bookings, for international staff visiting the Korea office.
6. General Administration Support
- Provide administrative input and support for team meetings, POA planning, and cross-departmental collaboration activities.
- Strictly adhere to confidentiality and data protection standards for all information accessed or handled in the course of work.
- Support general HR department operations, including office events and internal staff communications, as required.
QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS
1. Education
- Bachelor’s degree in business administration or other related field.
2. Experience
- Minimum 1 year of experience in administrative roles or equivalent supporting experience.
3. Language
- Fluency in Korean and business-level English proficiency for communication.
4. Knowledge
- Basic understanding of office operations and administrative procedures, and cost processing workflows.
- Basic organizational skills with the ability to handle multiple tasks simultaneously.
- Proficiency in office software such as Word, Excel, and Office 365.
5. Essential Skills
- Commitment to humanitarian principles and values of MSF.
- Strong communication skills with a polite and service-oriented attitude, can-do attitude.
- Ability to work well in a team environment and collaborate with colleagues.
- Flexibility and a collaborative attitude to support diverse internal stakeholders.
주요 업무
1. 사무실 운영 및 근무 환경 관리
- 직원들이 안전하고 쾌적하게 근무할 수 있도록 사무실 환경(안전, 보안, 청결, 시설 상태)을 전반적으로 관리 및 유지
- 청소, 보안, 우편물 배송, 출입 통제 시스템 등 일상적인 사무실 운영이 원활히 이루어질 수 있도록 관련 서비스 제공 업체와의 협업 및 조율 지원
- Green Office 이니셔티브 등 친환경 사무실 운영 지원 및 사무실 탄소 발자국 절감을 위한 기본적인 실천 활동 이행
- 화재 안전, 재난 예방, 비상 대응 등 조직 및 법적 요구사항을 준수하도록 사무실 환경 관리
- 사무실 관련 협력 업체와의 기본적인 커뮤니케이션 유지 및 계약·비용·서비스 관련 정보 정리하여 필요 시 직속 상급자에 공유
- 자산, 비품, 소모품 등 사무실 운영과 관련된 행정 및 비용 처리 지원 수행, 절차에 따라 적시에 지급이 이루어질 수 있도록 관리 및 이슈 발생 시 상급자에 보고
2. 자산·비품·재고 관리
- 문구류, 응급처치 용품 등 사무실 비품 및 장비 재고 수준 정기적 점검 및 정해진 절차에 따른 구매 진행
- 사무실 자산 관리 대장 유지·관리, 자산 현황 정기적으로 업데이트
- 행정 및 물류 관련 공급업체, 외주업체, 서비스 제공업체와의 협업 및 연락 창구 역할 수행
- 내부 지침에 따라 기밀 문서 및 보관 문서 관리, 요청 시 안전한 폐기 절차 지원
- 사무실 운영 관련 인보이스 확인 및 처리 과정 지원 및 적시 지급이 이루어지도록 관리
- 일반 사무 운영에 필요한 기타 물품 및 자재 관리
3. 리셉션 및 커뮤니케이션 지원
- 사무실 방문객의 1차 응대 담당자로서 출입 절차 안내 및 방문 목적에 따라 관련 부서로 연결
- 대표 전화 응대 및 외부 문의 전달, 사무실 대표 이메일 계정의 기본적인 관리 지원
- 타 지역 국경없는의사회(MSF) 소속 직원 또는 외부 방문객을 위한 기본적인 행정 지원 제공
4. 국제 직원 이동 및 체류 지원
- 한국에 체류하거나 출국하는 국제 직원, 또는 MSF 한국 사무소에 재직하는 국제 직원에 대해 관련 규정에 따라 행정 및 운영 지원 제공
- 임시 숙소 예약 및 이동 과정 중 관련 서비스 제공 업체와의 협업 및 조율
- 국내 체류와 관련된 기본 행정 절차(예: 신고, 등록 등) 지원
- 국제 직원의 안정적이고 원활한 정착을 위해 이동 과정 전반에서 추가 지원 제공
5. 리더십 및 거버넌스 지원
- Executive Director의 출장과 관련된 항공권 예약, 비용 정산 등 행정 업무 지원
- 직속 상급자 또는 Executive Director의 요청에 따른 수시 행정 지원
- 이사회(Board) 또는 총회(General Assembly) 관련 출장 일정이 있을 경우, Association Coordinator와 협업하여 항공권 예약 등 이동 지원
- HR 및 행정 관련 내부 SharePoint 사이트의 기본적인 관리 및 업데이트 지원
- 해외 방문 직원의 숙소(호텔) 예약 등 체류 관련 기본 행정 지원
6. 일반 행정 지원
- 팀 회의, 연간/분기별 활동 계획(POA) 수립, 부서 간 협업 활동에 필요한 행정적 지원 제공
- 업무 수행 중 접근하거나 처리하는 모든 정보에 대해 기밀 유지 및 개인정보 보호 원칙 철저히 준수
- 사내 행사 및 내부 커뮤니케이션 등 HR 부서 운영 전반에 대한 지원 수행
자격 요건
1. 학력
- 경영학 또는 관련 분야 학사 학위 소지자
2. 경력
- 행정 업무 또는 이에 준하는 지원 업무 경력 1년 이상
3. 언어
- 한국어 능통자
- 업무 수행을 위한 비즈니스 수준의 영어 커뮤니케이션 역량 보유
4. 지식 및 이해도
- 사무실 운영 및 행정 절차, 비용 처리 프로세스에 대한 기본적인 이해
- 다수의 업무를 동시에 수행할 수 있는 기본적인 업무 조직 및 관리 역량
- Word, Excel, Office 365 등 사무용 소프트웨어 활용 능력
5. 필수 역량
- MSF의 인도주의적 원칙과 가치에 대한 공감 및 실천 의지
- 정중하고 서비스 지향적인 태도를 바탕으로 한 원활한 커뮤니케이션 능력 및 적극적인 업무 자세
- 팀 환경에서 동료들과 원활하게 협업할 수 있는 협력 역량
- 다양한 내부 이해관계자를 지원할 수 있는 유연하고 협력적인 업무 태도
APPLICATION PROCEDURE
If you are interested in this position,
please apply by clicking the <지원하기> button with your English CV and cover letter attached.
We will reach out to the chosen candidate, and the application process will conclude once the final candidate is confirmed.
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